Piwigo Fallstudie: Digital Asset Management für Wessex Water

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Alle Medien an einem Ort

Die Herausforderung: eine zentrale und sichere Mediathek für die Unternehmensbilder

Wessex Water nutzt digitale Medien in großem Umfang, intern wie extern. Fotos und Videos werden von allen Abteilungen für die unterschiedlichsten Zwecke eingesetzt: Intranet, Digital Signage, Präsentationen, Websites, Veranstaltungen, PR-Kampagnen und Social Media.

Vor Piwigo lagen all diese Inhalte an den verschiedensten Orten: auf Rechnern, in SharePoint, OneDrive, Outlook, auf Netzlaufwerken, lokalen Laufwerken und CDs.

Wenn jemand ein Bild brauchte, wusste er nie, an wen er sich wenden oder wo er suchen sollte. Auch war schwer zu erkennen, welche Version einer Datei die richtige war, und der Umgang mit DSGVO und Bildrechten war kompliziert.

Wir hatten ein echtes Problem mit der Qualitätssicherung und taten uns schwer damit, all unsere digitalen Medien zu finden und zu ordnen.

Die Entscheidung für Piwigo

Bei Wessex Water verantwortet das Digital-Team (10 Personen) alles rund um digitale Werkzeuge und Medien, darunter Kanalmanagement, Inhalte, digitales Design und Videoproduktion... Es arbeitet mit allen anderen Abteilungen zusammen, um deren Bedarf an Inhalten und Medien zu verstehen.

2020 entschied es sich, nach einer Digital-Asset-Management-Software (DAM) zu suchen, um die Verteilung der Medien im Unternehmen zu strukturieren und zu organisieren.

Nachdem es mehrere DAM-Lösungen am Markt geprüft hatte, stieß es auf Piwigo, auf Empfehlung einer Stadtverwaltung, die bereits Piwigo Kundin war.

Wir wollten nichts allzu Kompliziertes. Piwigo war einfach zu bedienen und schnell eingeführt, und der Preis war ein großes Plus. Ein vergleichbares Produkt zu diesem Preis gab es am Markt nicht.

Eine unkomplizierte Einführung

Vor der Einführung von Piwigo hat das Digital-Team gründliche Vorarbeit geleistet und die Regeln zur Klassifizierung sowie den Ablauf zum Einreichen und Veröffentlichen einer Ressource in der Piwigo Galerie festgelegt. Eine Checkliste und Regeln zur Verschlagwortung wurden schriftlich festgehalten.

Wir haben 3 Monate gebraucht, bis die Organisation stimmte. Die Arbeit liegt außerhalb von Piwigo: Es ging um Prozessdefinition und Kommunikation. Die Leute hatten keinerlei Probleme, Piwigo anzunehmen, es ist wirklich einfach zu bedienen.

Der Nutzen

Zum Zeitpunkt dieses Artikels hat das Piwigo von Wessex Water 50 Nutzer in der Abteilung (darunter 4 Administratoren). Die Einführung erfolgt schrittweise: Viele Mitarbeitende haben noch keinen direkten Zugang zur Plattform und müssen weiterhin nachfragen, wenn sie ein bestimmtes Motiv brauchen; das Digital-Team weitet die Nutzung von Piwigo aber nach und nach auf das gesamte Unternehmen aus.

Der Nutzen ist bereits vielfältig. Ein zentraler Katalog aller digitalen Medien mit einer Suchfunktion, um das Gesuchte zu finden, hilft enorm. Dubletten und Versionsprobleme gibt es nicht mehr. Alles ist gesichert, das Risiko eines Datenverlusts ist gebannt.

Mit Piwigo bekommen wir ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Der Support hilft wirklich weiter, und das Produkt ist einfach zu bedienen.

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Wessex Water setzt beim Digital Asset Management auf Piwigo

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